E-mail profissional: tudo que você precisa saber

Email professional

Quando falamos em tecnologia, a velocidade com que as ferramentas evoluem aumenta consideravelmente em relação a outros setores. Aplicativos e dispositivos que faziam sucesso há 5 anos, por exemplo, já são considerados, atualmente, peças de museu! O mesmo podemos dizer das ferramentas de comunicação online.

Nas últimas décadas, passamos por ICQ, MSN, Orkut, Facebook, WhatsApp. A cada dia surgem novas formas de comunicação direta, mas tem uma que resiste desde os primórdios: o e-mail.

Essa ferramenta vem se adaptando e atravessando gerações tecnológicas graças ao seu perfil mais profissional e íntimo — ao contrário das redes sociais e dos aplicativos de mensagens. No e-mail, apenas você tem acesso ao correio, podendo filtrar as mensagens e se comunicar de modo mais formal.

É claro que o e-mail deixou de ser o viralizador de memes e mensagens de humor de outrora, mas um de seus principais usos permanece e ganha cada vez mais forma, principalmente com o crescimento do marketing digital. É o e-mail profissional, e é sobre ele que falaremos detalhadamente neste post. Acompanhe!

O que é um e-mail profissional?

Como vimos na introdução, o e-mail perdeu muito de sua característica mais informal após o crescimento das redes sociais. Porém, por ser uma plataforma fechada, sem interferências externas, ele manteve a formalidade para trocas de mensagens mais profissionais e de negócios.

Para que ele se torne uma plataforma 100% profissional, é necessário que sejam feitas algumas adaptações, como escolher um endereço adequado, que transmita profissionalismo e credibilidade. Não misture mensagens profissionais com pessoais — o ideal é criar um perfil para cada tipo de situação.

O e-mail aliado ao marketing digital

Um e-mail profissional bem estruturado poderá ser o diferencial quando você apresentar sua empresa ou negócio para um possível cliente. Além disso, ele será uma das suas principais ferramentas de vendas e marketing. Com o e-mail profissional correto, você conseguirá prospectar os leads, que se tornarão futuros clientes ou parceiros de negócios.

Existem várias ferramentas especializadas em e-mail profissional e e-mail marketing,.O Mautic é uma das soluções que busca auxiliar em várias etapas do processo.

E-mail profissional e e-mail marketing

Um disparo de e-mail bem-feito e cadenciado causa mais efeito do que propagandas tradicionais ou páginas institucionais; porém, se o cliente receber uma mensagem de um endereço informal, como “[email protected]”, ele certamente enviará para a pasta de spam sem lê-la.

A seguir, você conhecerá as principais vantagens, na prática, de se investir em um provedor de e-mail profissional. Continue lendo!

Quais são as vantagens de um e-mail profissional?

Além de ser uma ferramenta potente de marketing e aproximação com clientes, o e-mail profissional apresenta outras vantagens que podem otimizar suas operações e organizar seu negócio. Confira as principais a seguir.

1. Melhora a reputação na web

Um e-mail profissional personalizado não repercute apenas para os visitantes que encontram seu site em uma busca. Ele agrega valor a todo o seu domínio. Quando você entra em contato com um cliente ou parceiro por e-mail, sua marca será exposta e fortalecida, gerando mais credibilidade e aumentando sua autoridade.

E-mail profissional - Registro.br

Eleva-se, também, a taxa de aceitação, favorecendo a sua estratégia de marketing e vendas, visto que o seu e-mail terá muito mais chances de ser aberto e o seu CTA (Call to Action) respondido.

O endereço eletrônico profissional é importante, ainda, quando o assunto é SEO. Quanto mais sua marca for requisitada em mecanismos de busca, melhor será o seu ranqueamento.

2. Administração das contas

Se você for um gestor, como administrador da plataforma, terá total controle sobre a produtividade de seus colaboradores, bloqueando acessos, disponibilizando materiais etc. Assim, você terá um poder maior sobre a segurança das operações, evitando o vazamento de informações confidenciais.

3. Suporte robusto

Contratando uma hospedagem de qualidade, você terá o suporte necessário para lidar com as ferramentas de gestão, o que será de grande valia, principalmente no início das operações.

Sempre que você ou um de seus colaboradores tiver uma dúvida, poderão tirá-la de maneira rápida, diferentemente dos serviços gratuitos, que atendem milhões de pessoas. Além disso, as melhores empresas de hospedagem oferecem materiais de apoio para que você possa explorar todo o potencial das ferramentas.

4. Mais segurança de dados

É evidente que você não quer que os seus e-mails, com dados importantes e estratégicos de seu negócio, sejam invadidos. Ao contratar o serviço de hospedagem para o seu e-mail profissional, tenha em mente o quesito segurança e não pense em economizar nessa área, ou o custo poderá ser bem maior no futuro.

É claro que os riscos de invasão sempre existirão, mas, com uma empresa engajada em manter os clientes, os riscos são reduzidos.

5. Maior confiabilidade

O seu negócio se tornará mais atrativo, e você terá um diferencial de mercado, que está cada vez mais concorrido, não é? O e-mail profissional, por demonstrar preocupação com a padronização e a organização de sua empresa, passa mais confiança para o cliente e potenciais parceiros.

As pessoas estarão mais propensas a trocar mensagens com a sua marca, por ela ter um domínio próprio, pois isso gerará uma relação de legitimidade entre o seu negócio e o consumidor. A taxa de conversão aumentará muito, pois a negociação será mais fluida e facilitada por essa aproximação natural.

E-mail profissional - Confiabilidade e UOL Host

Nesta época, em que recebemos centenas de e-mails invasivos, fora de hora e que, se não caem no filtro de spam, enchem nossa caixa de entrada, essa proximidade vale ouro.

Quando surge uma empresa que consegue atrair o cliente, fazendo com que ele mesmo entregue sua informação de contato, é sinal de que a estratégia está muito bem traçada.

6. Mais espaço de armazenamento

E-mails geram dados e, quando levamos isso para a esfera empresarial, os números crescem muito. Com um e-mail profissional, contratando um serviço de hospedagem de qualidade, você terá um considerável espaço de armazenamento.

Seria extremamente desagradável perder um cliente ou parceiro porque não conseguiu receber o e-mail dele por falta de espaço de armazenamento. Se isso vier a acontecer várias vezes, poderá representar um rombo no caixa.

Os planos de e-mail profissional costumam oferecer um espaço de armazenamento bem generoso; alguns possibilitam até que você fique alguns anos sem apagar os e-mails recebidos. Além disso, eles disponibilizam upgrades para que, depois desse tempo, você mantenha as informações e continue recebendo e-mails.

7. Apresentação profissional

Já demos um exemplo, acima, de um endereço sem padrão, assemelhando-se àqueles e-mails que povoavam as quase extintas salas de bate-papo da internet: [email protected] Esse tipo de endereço é difícil e ser encaixado em qualquer estratégia de divulgação.

E-mail profissional G Suite

Vamos supor que você seja um profissional de TI, que presta serviços para empresas. Após uma reunião com diretores, você tira um cartão do bolso e nele está o endereço citado acima. Não parece nada profissional, não é?

Substitua esse cartão por um com as seguintes informações:

Agora está mais próximo de ser um contato profissional, não acha? Além de utilizar um nome composto no início do endereço e o nome da empresa como domínio, juntando as iniciais do nome do profissional com a palavra “soluções” o cartão apresenta-se muito mais como um serviço profissional.

Por mais que pareça irrelevante, a apresentação faz muita diferença, principalmente com o mercado cada vez mais concorrido.

8. Mais organização

Ao criar um e-mail profissional, com um domínio próprio, existe a possibilidade de organizar melhor os setores de seu negócio, facilitando a sua vida e a dos clientes, que saberão em qual endereço buscar informações, de acordo com a necessidade.

E-mail profissional - Confiabilidade e mensagens

Como exemplo, vamos utilizar o nosso o e-mail: [email protected] Esse domínio é bem interessante para se comunicar diretamente com diretores e outros profissionais que lhe permitam fechar contratos, mas centralizar toda as mensagens da empresa nesse endereço irá saturá-lo.

Para facilitar a comunicação, utilize endereços indicativos, fáceis de decorar, como [email protected], [email protected], [email protected] etc.

9. Mais produtividade

Com e-mail profissional, numa plataforma completa, você poderá reunir tudo o que precisa em um só lugar. A facilidade de acesso a informações compartilhadas e ao banco de dados aumentará a sua produtividade e a de sua equipe, caso tenha uma.

É claro que isso dependerá da escolha do provedor de hospedagem para e-mail e dos pacotes de aplicativos que ele disponibilizará junto ao serviço de gerenciamento.

10. Aumento de credibilidade

Pensando no cliente, ou lead, quanto mais profissionalismo o e-mail demonstrar, maior a credibilidade e melhores as chances de a mensagem ser aberta e lida. Todo mundo já passou pela situação de receber uma mensagem profissional, mas de um e-mail que soa pessoal — ficamos com receio de ser algum tipo de vírus no primeiro momento.

Esse receio aumenta principalmente quando temos que inserir informações, como dados cadastrais. Mais um ponto para o nosso e-mail profissional, que trará mais confiabilidade, tanto para quem enviar quanto para quem receber suas mensagens.

11. Integração

Ao escolher um bom provedor, que ofereça serviços extras, como calendários, documentos, planilhas, armazenamento em nuvem e outras ferramentas de comunicação, você conseguirá integrar toda a produção de dados e controle de processos.

E-mail profissional - Integração e mobilidade

Isso facilitará bastante a produção de relatórios periódicos, por exemplo. Além disso, garanta que essas ferramentas sejam acessíveis a todos os dispositivos, tanto PCs quanto smartphones e tablets, favorecendo a produtividade.

12. Monitoramento

Se você busca a expansão dos negócios, poderá contratar um plano de hospedagem que englobe mais de uma conta de e-mail, para customizá-lo conforme a necessidade.

Busque uma empresa de hospedagem que ofereça um painel de gerenciamento que permita administrar o pacote, podendo remover ou adicionar usuários de e-mail de maneira simplificada, além da criação de grupos e outras funções gerenciais.

Como criar um e-mail profissional?

Na maioria das vezes, o e-mail profissional está relacionado ao domínio principal do site da empresa — aliás, se você ainda não tem um site ou um blog, já passou da hora de criar um!

Um site trará mais credibilidade a seu serviço, sendo a fachada virtual de sua empresa, além de colocá-la disponível para ser localizada pelos mecanismos de busca.

Quando estamos procurando alguma empresa ou marca, a primeira ação é buscá-la no Google para obter as informações de contato. Se ela não tiver um site, é quase como se não existisse e, pior, se a concorrente tiver presença online, estando a um clique do cliente, você perderá mercado a passos largos.

E-mail profissional - KingHost no Google

Como já vimos, escolher o endereço de maneira correta é estratégia crucial para ganhar em credibilidade, tanto no nome quanto no domínio, pois os dois formarão o conjunto que dará personalidade ao seu e-mail.

Se o orçamento permitir, contrate profissionais especializados em marketing e design para a construção do seu site e para auxiliar na elaboração do nome. Por mais que você pense que tem um bom nome, esses profissionais terão insights preciosos.

Você deverá escolher uma empresa de hospedagem, registrar o seu domínio e escolher um plano, que poderá ser uma hospedagem completa, na qual você poderá criar e hospedar um site também, ou contratar apenas o serviço de e-mail, separadamente.

E-mail profissional incluído em hospedagem

Passo a passo do que você precisa fazer para criar seu e-mail profissional:

  • 1. Registrar um domínio (geralmente incluído na hospedagem de sites);
  • 2. Contratar um serviço de e-mails ou uma hospedagem que inclui contas de e-mail;
  • 3. Apontar o seu domínio para a hospedagem ou provedor de e-mail.

Já tem um domínio no Registro.br? Veja o nosso guia de como alterar o DNS do seu domínio no Registro.br.

Depois, você terá acesso ao webmail do provedor de e-mail ou hospedagem escolhido. Cada provedor pode utilizar uma solução diferente para o webmail, mas você também pode configurar um programa de e-mails em seu computador e dispositivos, como o Outlook e o Thunderbird para a leitura de e-mail off-line.

Se o orçamento estiver curto, preste atenção às dicas seguintes, pois elas serão de grande valia. Confira.

Como escolher um bom endereço para e-mail profissional?

A regra mais comum, quando pensamos oa registro domínio e de endereço de e-mail, é a simplificação — um nome fácil de entender ou de decorar é mais bem aceito. Ninguém quer passar pelo constrangimento de ter que ficar soletrando e-mail antes de marcar aquela reunião de negócios.

Se o seu sobrenome é incomum — de origem estrangeira, por exemplo —, provavelmente você já passou pela situação de ter que repeti-lo várias vezes até alguém entendê-lo ou acertar a pronúncia.

Nesses casos, o ideal é evitar colocar esse sobrenome em endereços eletrônicos, porém sabemos que nem sempre isso será possível, pois, dependendo do seu ramo de negócios, o sobrenome poderá ser parte da jogada de marketing. Se não for este o caso, você poderá optar por utilizar apenas o primeiro nome.

E-mail profissional - Nome do domínio

Vamos a um exemplo prático: suponhamos que você registrou o domínio: suaempresa.com.br. Você poderá utilizá-lo na montagem do endereço de seu e-mail profissional, facilitando o entendimento dos clientes e caprichando no marketing pessoal, com: [email protected]

Se a empresa for de médio porte e tiver vários funcionários, uma alternativa é a adição de um sobrenome, de preferência aquele que você não tem que soletrar toda vez que encontra alguém.

Neste post, utilizamos um exemplo com nome composto, com o endereço que criamos: [email protected] Assim você evita a duplicação de e-mails e até mesmo confusões com mensagens de uma pessoa indo parar na caixa de entrada de outra, caso haja mais de um profissional com o mesmo nome na companhia.

Escolhendo o endereço do e-mail profissional para a empresa

Se a empresa for de grande porte, ou se você estiver utilizando um servidor público, em que o nome escolhido não esteja disponível, terá que adicionar alguma informação extra, contextualizada, para conseguir manter uma coerência no endereço sem que ele seja descaracterizado.

Você pode colocar o nome inteiro — [email protected] — ou utilizar uma inicial, como [email protected] Ou, até mesmo, [email protected].com.br.

Há uma quarta possibilidade, que seria a adição de sua profissão ao endereço, por exemplo: [email protected], que permite que você consiga criar um e-mail profissional, mesmo utilizando uma plataforma gratuita — lembrando sempre que, para uma boa estratégia de marketing e benefícios exclusivos, é mais eficaz adotar um domínio personalizado e uma hospedagem paga.

Uma boa solução para empresas é utilizar uma estratégia que citamos no segundo tópico do texto, e colocar o nome do setor como endereço. Por exemplo: administraçã[email protected], [email protected] etc. Assim, mesmo que haja troca de funcionários, você poderá manter o mesmo endereço eletrônico.

Além disso, é uma ótima forma de evitar a utilização do e-mail profissional para recebimento e envio de mensagens pessoais.

O que não devo utilizar na hora de escolher o meu endereço eletrônico?

Bem, agora que você já conheceu as boas práticas para escolher um bom nome de domínio para seu e-mail profissional, vamos ao outro lado da moeda. Aprenda, a seguir, o que devemos evitar, a qualquer custo, quando elaboramos o nosso endereço. Confira!

Evite colocar números

Se o número não faz parte do nome de sua empresa, como g1.com.br, r7.com, entre outros, não o utilize em endereços eletrônicos profissionais. Data de nascimento, data de criação da empresa, nada disso faz parte das boas práticas de e-mail marketing.

Saiba que esse tipo de e-mail, que tem uma sequência numérica semelhante à data de nascimento, como [email protected], costuma ser filtrado como spam pelas plataformas de e-mail. Isso acontece porque é comum que bots criem e-mails falsos com sequências numéricas.

Não utilize acentos gráficos

Por uma questão de codificação de caracteres, não é aconselhável a utilização de acentuação em e-mails e domínios. Se você fizer isso, correrá o sério risco de perder potenciais clientes por falta de recebimento de e-mails.

E-mail profissional e acentuação

Lembra do exemplo que utilizamos algumas vezes neste post, [email protected]? Nele, temos duas palavras que precisariam de acento — João e soluções —, mas os tiramos propositalmente na confecção do endereço fictício.

Alguns provedores de e-mail não permitem que seja utilizado nenhum caractere especial na criação de endereços, limitando-se apenas a letras e números. Além disso, caracteres especiais, como traços, podem descaracterizar o nome da empresa, deixando uma impressão de amadorismo.

Evite nome de lugares

Se não for parte do nome da empresa, evite utilizar nomes de lugares em e-mails profissionais. Essa era uma prática comum em endereços de e-mails pessoais antigamente

Além de não agregar valor ao nome de sua empresa, pode criar uma imagem, subconsciente, de limitação de operações. Se você coloca o nome de um bairro, por exemplo, fica implícito que sua empresa opera apenas naquela região específica.

Agora que você já aprendeu as técnicas para escolher um bom endereço para seu e-mail profissional e o que não deve fazer, chegou a hora de escolher o provedor para hospedar o seu domínio e e-mail. Nosso próximo tópico trará dicas interessantes para ajudar nessa escolha. Continue lendo para saber.

Como escolher uma hospedagem para e-mail profissional?

Para que as dicas e estratégias citadas neste texto sejam executadas, é necessário que a plataforma que você escolher para hospedar e gerenciar o seu e-mail e domínio ofereça um serviço de qualidade. Algumas empresas só disponibilizam as contas de e-mail com a contratação de um plano de hospedagem, outras oferecem o serviço separadamente. Confira as dicas que preparamos para você escolhê-la bem.

Faça uma avaliação das suas necessidades

Identifique o volume de e-mails que sua empresa recebe e também o que ela produz. Se o sistema não funcionar corretamente, você poderá perder negócios e, consequentemente, receita.

Não olhe apenas a situação atual; avalie as projeções de crescimento, para que você não tenha que, em um futuro próximo, fazer outro contrato ou até mesmo migrar de plataforma.

Exija mobilidade

E-mail profissional - Mobilidade

Com a profusão de dispositivos móveis, é contraprodutivo trabalhar com sistemas que só “rodem” em PCs. Contrate um serviço que ofereça mobilidade de acesso, permitindo a integração com smartphones e tablets, possibilitando gerenciamento remoto e facilitando resoluções de casos emergenciais, em qualquer lugar em que você esteja.

Avalie os custos com cautela

Mesmo que você esteja com o orçamento apertado, precisará ter paciência para encontrar o melhor custo benefício. Caso contrário, o barato poderá sair caro e você perderá produção e investimento. Prejuízo duplo!

Analise os métodos de pagamento oferecidos pelas empresas de hospedagem. Verifique a periodicidade de pagamentos, mensal, semestral ou anual, e faça uma projeção de investimento baseada em crescimento. Geralmente, as empresas dão desconto em contratos mais longos.

Verifique os canais de suporte

Outro quesito muito importante a ser avaliado na hora da escolha é o suporte. Como estamos conectados 24 horas por dia e não há previsão de quando acontecerão os problemas, escolha uma empresa que ofereça suporte full-time e que tenha múltiplos canais de comunicação.

Busque serviços extras

Os provedores de hospedagem, em busca de diferencial de mercado, sempre oferecem ferramentas extras, como interfaces personalizadas, aplicativos para integrar tarefas, segurança avançada etc. Fique atento às vantagens que permitirão maior produtividade para o seu negócio.

Confira abaixo uma lista com algumas empresas de hospedagens que oferecem o e-mail profissional em seus planos:

  • Hostinger — Oferece planos de hospedagem a partir de R$ 6,39 mensais, e alguns com contas de e-mail ilimitadas.
  • HostGator — Oferece planos de hospedagem com contas de e-mail ilimitadas a partir de R$8,39 por mês.
  • UOL Host — Planos de hospedagem por R$ 19,90 por mês com disponibilidade de 10 contas de e-mail.
  • GoDaddy — Tem plano mensal de e-mail profissional por R$ 1,99 por usuário.
  • KingHost – E-mail profissional a partir de R$ 17,33 por mês.
  • Umbler — Plano de e-mail exchange a partir de R$9,00 por usuário/mês.

Como vimos, o e-mail é uma das poucas ferramentas tecnológicas que sobreviveu com o passar do tempo. Ele é operacional desde a década de 1970 — vale ressaltar que a internet, da forma como a conhecemos hoje, começou a ser implementada no início da década de 1990.

Apesar de não ser mais uma ferramenta utilizada informalmente, para atividades profissionais os e-mails ainda são muito bem requisitados, sendo utilizados em estratégias modernas de atração, como o inbound marketing, no qual o e-mail é utilizado como ferramenta de captação de leads — potenciais clientes de uma empresa.

Gostou do texto? Diga-nos o que achou nos comentários e confira nossas análises dos melhores provedores de hospedagem para obter mais informações sobre os serviços.

Analista de sistemas, entusiasta do Open Source e apaixonado por tecnologia. Tem anos de experiência em hospedagem de sites, servidores Linux e desenvolvimento web. Sempre buscando aprender mais sobre a indústria de hospedagem e suas peculiaridades.

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